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第164章（第1页）

取放容易。到处都买得到袋式档案的信封袋，即使出差，只要就近书店买几个袋子就能用了。（7）变废为宝。已经使用过的二手信封，都可以拿来做档案，虽然不是很漂亮，却可节约资源，也是一件好事。

5携带性和工作管理能力一旦开始使用袋式档案系统，几乎所有工作从开始的那一瞬间起，就进入管理阶段。有的管理者的书桌上和公文箱内总随时放几个空纸袋，长久以来，只要开始一项新工作，就做新的档案，已成为他们的工作习惯。新计划开始后，会议的各项纪录、资料、名片、笔记等，都会当场收进档案袋并填上目录。工作进行中，各类资料也一面装入各袋，一面工作，资料分类的手续也同时在进行。利用这种方式，即使手边同时进行数项工作，资料也不会混淆，更省下事后整理的时间，&ldo;高效率&rdo;是不求而得的。

严格来说，事后处理并不是工作的一部分，而是为了不让资料堆积如山无法收拾，最好在工作完成前处理掉这些麻烦事。利用袋式档案系统处理资料，工作一结束，就将袋中资料取出丢掉，其余按次序排列即可。

6方便整理，节省空间个人在家中收集资料时，能使用的空间非常有限，而在办公室中分配到的工作空间也不大。尤其自办公自动化后，信息机器占据越来越大的位置，办公环境更加恶化。在这种情况下，巨型资料柜、豪华档案和管理者是无缘的，这也是创立袋式档案系统的原因之一。

一般的六段式角钢书架所占空间较小，可以将五个棚架拆掉一个，略做调整，变成四棚架、五段式空间，每一段大约放100个档案，一个书架就能放500个档案。前述的卡文先生用的角钢书架长宽是80&tis;250，一个小房间可以摆4个柜子，总共可存2000个档案。根据他的经验，累积2000个档案大约要10年的时间。总而言之，袋式档案系统既易整理，又省空间，非常适合现代人使用。

7瞬间检索法一般地，资料档案累积到一定程度后，找资料就会变成一件麻烦事，检索会愈来愈难，愈使人烦躁。据统计，一般人找东西能忍受的时间大约是1分钟；通电话时，如果对方请稍候，等了15秒还可以，到30秒就已经焦虑起来，过了1分钟已经不想再等，等了3分钟后，肯定要挂断电话。出乎大家预料的，人就是这样缺乏忍耐性。

袋式档案系统就是要去除人们心理上的这道障碍，提供瞬间检索法，因为：（1）制作时，已利用纸袋将所有的资料统一规格；（2）以字母顺序做目录，所以检索容易。使用纸袋，可以使所有资料都可以不拘形式地放入袋中，届时只要找到纸袋目录就能找到资料。

袋式档案完全不使用特别分类，单纯以字母来排列，不用再设定名目，只要循字音就能找到资料。它完全考虑人的生理反应，是最有效率的整理法。

8家庭资料的整理不仅办公室或书房有许多资料需要整理，家里的资料也不少于办公室。

邮件、收据、银行帐单、保险证、会员证、子女学校有关文件、家电保证书、使用说明书、贷款证明等，家庭中堆满需要整理的资料。一般主妇总将这些资料丢进一个大抽屉里，等需要时再找。但郑重其事建档分类又有点过分，这时候利用袋式档案系统收集这些资料，只要在纸袋的目录栏填上&ldo;收据&rdo;、&ldo;保险证&rdo;、&ldo;会员证&rdo;、&ldo;说明书&rdo;等即可。照片同样可以参照这种方式进行处理：有关嗜好也能档案化，像剪下杂志上的食谱后收入袋中，以&ldo;法国菜&rdo;、&ldo;点心&rdo;、&ldo;中国菜&rdo;等排列，不多久自己就拥有一套食谱字典了。有些管理者还用这种方法整理子女的成长记录，把小孩出生当天的报纸、第一次画的图画等全放进纸袋里，将来送给他们，就是一份特别的礼物。

9工作中的资料整理在工作中会出现一些混乱的资料，像一定得回的信、款项申请书、开会通知、工作手册、收据等，这些资料可能一时还无法分类或必须随时放在身边查用。也有一时之间无法判断是不是要保存、必须先搁置一阵的文件和临时裁下来的剪报等。像这类不能立刻处理的文书资料，往往也有相当数量的堆积，占去工作桌的空间。

最好的方法是用袋式档案处理，将资料放进袋中，写明&ldo;预报收据&rdo;、&ldo;待回信件&rdo;、&ldo;开会通知&rdo;、&ldo;暂留剪报&rdo;、&ldo;未处理文书&rdo;等，另外，再用几个袋子装电脑碟片、信封、信纸、邮票，免得混淆。当然这部分暂时处理的文书不能过量，否则就是自己偷懒未彻底整理，到头来又有一堆资料无法处理，最后只好丢弃一边。

袋式档案的制法非常简单：（1）准备定好尺寸的信封袋；（2）在正面左方画上目录栏；（3）为方便使用角钢书架，将反面袋口切去2厘米，这样就有较大空间，不会折损档案角。

采用&ldo;角型2号&rdo;信封是为了统一a4规格，很多学校、机关都采用b类纸，当然也可以利用其它型号的信封。另外很多平面设计者通常使用大尺寸的用纸，一样能选用较大尺寸的纸袋。不过，一旦确定了袋式系统尺寸，就要坚持下去，不能随意更改。

所谓的系统化，就是统一规格。不论a4、b4或其它尺寸，整理资料重要的不是何种尺寸，而是统一规格。至于书籍目录栏，只要准备尺、铅笔、圆珠笔和一把美工刀即可。

10将目录栏做成纸样做袋式档案固然容易，但一次要做100个以上，还是要花点时间的。于是可以把目录的标准模式做成一个纸样。

11袋式档案使用规则袋式档案系统的使用法因人而异，但其基本规则有四项：（1）不能随意变更自己使用的规格。在决定规格前，要考虑大多数人的需要，选定后即不能改变；（2）目录栏一定要划在同一位置；（3）保管时绝对要按照选定的次序；（4）袋式档案不是工作结束后才用的，而是整理资料的方法。如果混用不同的档案规格，则将无法统一档案排列，资料柜的大小也不能统一，同样性质的信息可能分散在不同档案中，在检索时将无法一次取出。

划目录栏时为了方便检索，一定要划在同一位置。

12袋式档案的使用方法袋式档案有九种使用方法：（1）制作与携带。预先制好几个袋式档案，放在书桌和公文包内备用；（2）随时开始工作。开始一项新工作或有了需要保管的资料时，立刻使用档案袋；（3）写明目录。依袋内所存放的资料内容，在袋面的目录栏上填写清楚。如果用拼音符号做分类，则在目录栏的头三格记下头一个字的拼音。写目录时，要用较粗、较鲜亮的笔书写；（4）把资料装进袋里，记清资料出处。不过要注意一点，检查一下资料上是否都已注明资料的出处。资料出处包括发生日期和资料源，这可以帮助解决资料排序的问题，同时将来在引用资料时，也要注明资料源，免去使用权上的麻烦；（5）统一文件规格。a4、a5型的资料可完全存放在袋中，而a3、a4型的文件则必须折叠后再放入。有些人不愿意折重要的文件，但考虑到存放时的不便，还是忍痛折叠为好。此外，有许多印成只有a4尺寸的13大的小册子，如果整本放入袋中实在太占空间，只好撕开，把必要的部分留下来；（6）收录追加的资料。

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