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第163章（第1页）

4收集资料的注意事项在图书馆里找资料，大多数能让读者复印，不过要大量复印，尤其是碰到很难在市面上买到的书时，总要花上一大段等待和复印的时间。图书馆通常会把复印机固定在某个规格以便统一收费；如果复印规格和收集资料的规格不同，会增加整理上的难度；如果需要大量复印时，不妨把书借出来自己动手复印后再还书，可以省掉一些麻烦。同时要注意自己的复印尺寸，比规定尺寸小还好整理，要是尺寸太大，就得折叠，以后翻阅起来很不方便。

5活用旧书的方法在历史悠久的图书馆，偶尔会找到令人惊喜的书，这是平常在市面上找不到、更买不到的。50年代世界各国出版了不少研究类的书，都是和生活文化及民俗有关的。另外像地方史等也大多流入旧书摊，平时也不妨多逛逛旧书摊，这些专卖旧书的店主本人大多就是一本活字典，要在哪些地方找何种资料，他们最清楚也最了解捷径，交上这种朋友受益匪浅。

袋式档案整理技巧前述的卡文先生称用纸袋装资料的方式为&ldo;袋式档案系统&rdo;，这是他设计的处理文字资料的方法。他花了大约500元，以500个档案开始建造个人的资料库。初期使用的只有&ldo;角型2号&rdo;事务用纸袋和角钢做的六段式书架。所谓的&ldo;角型2号&rdo;，是目前社会使用最广的一种信封套，卡文先生把反面上端剪去两厘米当纸袋使用，收集所有的文字资料，然后依英文26个字母顺序排列整理，是一种简易的方法。

资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用，不能耗费时间、手续繁琐。

许多人都很可能有这样的经验，书桌上资料堆积如山，抽屉里则沉甸甸，自己要的文件却怎么也找不到，经过一段时间，资料越集越多，许多人越不愿去处理，就这样抱着资料日复一日；即使好不容易买了档案柜，杂乱无章的文件也跟垃圾一样，不好存放。

卡文先生过去也曾有这样的经历，每次总要花好多时间找东西，那种烦躁几乎已经超出人所能忍耐的限度。于是，卡文先生创造了&ldo;袋式档案系统&rdo;。

这个方法是卡文先生于一念之间想出来的。他已经持续使用10年以上，一直没有停顿过。目前，已经累积了3000个档案，还没有停止的意思，并且，绝对自信地介绍给需要的读者。

1各种资料整理法在卡文先生创出&ldo;袋式档案系统&rdo;之前，曾使用过许多资料整理法，结果不是方法过繁无法持续，就是花费太多资金没有效果。他最先使用的是&ldo;卡式整理法&rdo;，即以b6大小卡片来整理资料的方法。他念大学时，曾经买了1万张b6卡片，结果用了5000张就以失败收场，因为这种卡片没办法处理所有的资料。一直到了十余年后，他才知道想用一种统一规格的卡片收集所有资料的想法太天真了。平常小型报纸剪报还能贴在卡片上，一旦碰到杂志或数页书上的资料，根本无法处理。这种卡片处理法最适合应用的是整理笔记。

使用个人电脑建立档案似乎也是一种极具魅力的方法，电脑可以把资料缩成极小尺寸收藏，不但不占空间，又能迅速、简易地检索。但是，10年前的电脑只能处理文字、数字和一些简单的检索记号。但是，卡文先生那堆积如山的资料有采访笔记、印刷信息、手稿、照片等，以10年前的电脑技术，即使他每天坐在键盘前输入也做不完，更让他头痛的是一字一句地把200本采访资料建立电脑档案。虽然后来有人发明把影像扫描资料进入光碟建立档案的方法，但直到今天，这套系统的携带、使用性都不高，而且个人财力也无法负担。

因为资料整理不是能产生直接利益的工作，甚至是8小时之外才想做的事，所以设计得愈省力愈好。任何耗费很多时间、精力、资金且占用空间、携带不方便的资料处理法，都不值得采用。

2改用一般工具当你选用任何一种资料处理法，却屡遭挫折无法继续时，这都表示你的努力全部白费；只有维持同一系统、不断建档、累积和活用资料，才能真正能对工作产生助益。不管你使用某种整理法多少年，一旦舍弃即等于不曾开始。因此，当选择最容易维持整理系统的方法时，必须有两个结论：（1）不耗费精力、不怕麻烦地整理程序，且不干扰日常工作。（2）不耗费资金。要满足这两个条件，首先要注意不能追随流行的资料整理工具。即使选用的工具简陋，但只要简单、便宜就行。

在整理资料过程中，常要补充设备。如果选用的东西不是最普遍和随时随地买得到的，很容易造成工作上的挫折感。卡文先生使用的&ldo;角型2号&rdo;

信封袋就具有这种特性，很多人给他寄来的信封袋也是这个型号；即使不是新的，一样可以拿来当资料袋使用。另外卡文先生选用角钢书架来当档案柜，这种书架在很多小家具店都买得到，既便宜又轻便，完全符合条件。

3用纸袋整理资料的原则大约在20年前，卡文先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就叠成了一座高60厘米、长2米、宽40厘米的&ldo;纸山&rdo;。这座&ldo;山&rdo;有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等，没有一样是能丢的。结果他每次找资料都会造成一次&ldo;山崩&rdo;，每崩一次山，他就更痛苦一次。日复一日，终于有一天，卡文先生下定决心，心想一定有办法来有效处理这些资料。

他首先要思考的是制订出整理&ldo;纸山&rdo;的规则，即在什么条件下，可以轻松处理资料。这些条件主要有五项：（1）能存放资料的空间不大。必须达到&ldo;使用最小空间&rdo;的目的；（2）低成本地完成整理系统，最好不要超过1000元，以免影响自己的&ldo;私房钱&rdo;；（3）这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一；（4）这个系统要能让自己快速找到需要的资料；（5）这个系统能容纳以后再设的档案，是开放的，不能封闭。

脑海里想着这五个条件，眼望着纸堆，他心想，如果用公文信封袋装起来，按类排列，只要把资料丢进去就行，这不是最简单的办法吗？&ldo;袋式档案系统&rdo;就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太大差异，只是不需要花很多钱买很多档案夹，可以低成本地完成建档；同时任何资料都&ldo;原始&rdo;地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则可使用目前最普遍的&ldo;角型2号&rdo;袋，这种纸袋到处都能买到，连a4型的资料都放得进去。这种处理方法，方便、省时又不浪费财力。

袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两厘米，然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。虽然方法简易，但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。

4袋式档案的优越性与其它档案相比，袋式档案有七个优点：（1）便宜。每一个信封套不过几角钱，再加上角钢书架起码可以放500个袋式档案，所有花费还不到1000元。（2）简易。不管哪一种资料，只要放进纸袋，在袋旁加上目录即可，瞬间可以完成统一规格的工作，打洞、剪贴、写重点等繁琐手续一概省略。（3）轻便。一个、两个硬式档案夹并不重，但一旦有500个、1000个时那就很可观了。袋式档案每只空袋大约只有14克，而一般市售的纸制档案夹起码有57克左右，以1000个档案计，两者相差将近一个新婴生儿的重量。如果平时有必要带着档案工作，显然&ldo;轻便&rdo;是很值得考虑的。（4）具包容性。袋式档案不但能放资料文书，即使名片、信件、备忘录、报告、小手册、传票、收据、碟片、录音带等，不需经特别处理，都可放进袋内妥为收藏。（5）单一开口。一般档案夹是开放的，在携带过程中，有时候资料会掉出来。但袋式档案只在上端有一个开口，即使倾斜放置，袋里的资料也不容易跑出来。（6）

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